Kaçan aşıları azaltmanın 7 yolu: Veteriner klinikleri için hatırlatma rehberi

Bir kliniğin en tahmin edilebilir işi aşıdır: hangi hastanın ne zaman geleceği aylar öncesinden bellidir. Buna rağmen pek çok klinikte aşıların önemli bir kısmı gecikir ya da hiç yapılmaz. Sebep çoğu zaman sahibin ilgisizliği değil, unutmasıdır. İyi haber şu: unutmak, sistemle çözülebilen bir sorun.

1. Sonraki doz tarihini aşı günü belirleyin

Hatırlatmanın ilk şartı, ne zaman hatırlatacağınızı bilmektir. Aşı yapıldığı anda sonraki doz tarihi kayda girmelidir. Bunu hekimin hafızasına ya da sahibin karnesine bırakmak, takibi şansa bırakmak demektir. Aşı türlerinizi tekrar aralıklarıyla bir kez tanımlarsanız tarih her seferinde kendiliğinden hesaplanır.

2. Aşı gününde değil, öncesinde hatırlatın

Aşı günü gelen bir mesaj çoğu zaman geç kalmıştır: sahibin işi vardır, randevu dolmuştur. Hatırlatmayı tarihten birkaç gün önce göndermek, sahibe randevu alıp gelmesi için zaman tanır. Kaç gün önce gönderileceğini kliniğinizin yoğunluğuna göre seçin; randevunuz birkaç gün sonrasına doluyorsa süreyi uzatın.

3. Doğru kanalı seçin, ama tek kanala güvenmeyin

SMS hemen her telefona ulaşır ve okunma oranı yüksektir. WhatsApp ise daha samimi ve görseldir; sahip mesaja doğrudan cevap verebilir. Ancak WhatsApp'ın iş hesaplarına getirdiği şablon kuralları nedeniyle bazı mesajlar iletilmeyebilir. Bu yüzden en sağlam yöntem, sahibin izin verdiği kanallardan en az ikisini açık tutmaktır.

4. Mesajda hayvanın adını kullanın

"Aşınızın zamanı geldi" mesajı, üç kedisi olan bir sahip için anlamsızdır. "Pamuk'un karma aşısı 12 Kasım'da" ise hem net hem sıcaktır. Hayvanın adı, aşının adı ve tarih bir hatırlatmanın vazgeçilmez üç parçasıdır. Altına kliniğin adını ve telefonunu eklemek, sahibin sizi aramasını kolaylaştırır.

5. İzinleri kanal kanal tutun

Sahibin SMS'e izin verip WhatsApp'a vermemesi, ya da tersi, son derece olağandır. İzni tek bir "iletişim izni" kutusuyla tutmak, ya izin vermediği kanaldan mesaj göndermenize ya da izin verdiği kanalı kullanamamanıza yol açar. Kayıt sırasında her kanal için izni ayrı alın ve sisteminiz izin olmayan kanaldan gönderim yapmasın.

6. Gönderilemeyen mesajı görün

Numara hatalıysa, sağlayıcı hata döndürdüyse ya da izin yoksa mesaj gitmez. Asıl tehlike, gitmeyen mesajın gitmiş gibi görünmesidir: klinik haber verdiğini sanır, sahip aşıyı kaçırır. Kullandığınız sistemin başarısız gönderimleri nedeniyle birlikte göstermesi, bu boşluğu kapatır. Haftada bir bu listeye bakmak, hatalı numaraları düzeltmek için yeterlidir.

7. Geciken aşılar için telefon listesi tutun

Mesajlara rağmen gelmeyen sahipler olacaktır. Geciken aşıların listesini resepsiyon için günlük bir iş listesine dönüştürün: sakin saatlerde birkaç telefon, mesajların ulaşamadığı sahiplere ulaşır. Bu aramalar aynı zamanda sahibin taşınmış, hayvanın vefat etmiş ya da başka bir kliniğe geçmiş olduğunu öğrenmenizi sağlar; kayıtlarınız da güncel kalır.

Ölçmeden iyileştiremezsiniz

Bu adımları uyguladıktan sonra her ay geciken aşı sayısına bakın. Sayının düşmesi hem hastalarınızın daha sağlıklı olduğu hem de kliniğinizin daha düzenli çalıştığı anlamına gelir. ZooAsist'te sonraki doz tarihi kendiliğinden hesaplanır, hatırlatma ayarladığınız gün sayısı kadar önce gönderilir ve geciken aşılar ana sayfada listelenir; yukarıdaki yedi adımın çoğu kendiliğinden işler.